Druck- und Mailingunternehmen stehen vor einer immer schwierigeren Aufgabe, wenn es um die Einhaltung von Compliance geht. Es ist unerlässlich, erstklassige Druck- und Mailing-Integrität und Datensicherheit zu gewährleisten und gleichzeitig sicherzustellen, dass dokumentierte standardisierte Prozesskontrollen vorliegen.

In den Bereichen Gesundheitswesen, Finanzen, Regierung und anderen schwer regulierte Branchen müssen Mailingunternehmen bei der Prozesskontrolle besonders gründlich sein. Unabhängig davon, ob Sie ein interner Postbetreiber oder ein Serviceunternehmen sind, können Richtlinienverstöße zu heftigen Bußgeldern führen und Ihren Ruf schädigen. Mit der zeitintensiven Entwicklung, Implementierung und Einhaltung von Compliance-Prozessen inklusive eines klaren Audit-Trails gehen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen alle relevanten Branchenvorschriften einhält und die Integrität der Kundendaten gewährleistet.

Echte Compliance macht keine halben Sachen

Druck- und Mailingunternehmen bekommen gewöhnlich die Compliance Regulierungen von ihren Stakeholdern auferlegt. Die Verwaltung und Aufrechterhaltung dieser regulatorischen Anforderungen ist häufig mit hohen Kosten verbunden. Technologische Innovationen, Kostenbelege für manuelle Qualitätskontrolle und selbst für Mitarbeiterschulungen – diese Auslagen sind an die Antworten zum Audit und an die höheren Kosten für Compliance gebunden. Jedoch müssen Unternehmen gleichzeitig auch ihre tägliche Produktivität bewahren.

Unternehmen können es sich nicht leisten, dies nicht zu tun. Wenn Sie beispielsweise ein Dienstleister sind, kann die Nichteinhaltung von Bestimmungen eine Vertragsverletzung darstellen und zu Kundenverlust führen. Und Compliance geht über die reine Implementierung von Technologien hinaus. Die USA und EU haben jeweils unterschiedliche Direktiven, die eingehalten werden müssen, sowie schwerwiegende Strafen für die Nichteinhaltung. Unabhängig davon, ob Sie auf die Einhaltung von US-Vorschriften wie HIPPA oder EU-Vorschriften wie DSGVO (UK: GDPR) hinarbeiten, reichen Lösungen allein nicht aus; die Antwort muss ganzheitlicher sein. Mitarbeiter auf allen Ebenen brauchen Compliance-Kenntnisse, mit einer Infrastruktur, die über das gesamte Unternehmen hinweg aufgebaut ist und die jegliche Compliance-Anforderungen widerspiegelt und erfüllt. Außerdem muss jegliche Compliance-Lösung in der Lage sein, die Einhaltung von Vorschriften zu verfolgen, zu melden und zu dokumentieren. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Compliance-Standards für jegliche Situation selbst Monate oder Jahre später rechtfertigen.      

Völlige Integrität kann nicht durch halbe Sachen erreicht werden. Ad-hoc-Lösungen, wie die Anzahl der Mitarbeiter in der Qualitätskontrolle zu vergrößern, kann das potenzielle Risiko nicht eliminieren. Dies könnte sogar das Risikolevel erhöhen. Irren ist menschlich; und je mehr Mitarbeiter am Workflow beteiligt sind, desto größer das Fehlerrisiko. Manuelle Qualitätsprozesse sind weder messbar noch wiederholbar – dies sind alles halbe Sachen, die zu Integritätsverletzungen, Audit-Problemen und Produktivitätsverlusten führen können.  

So sieht Non-Compliance aus

Sämtliche taktische Etappen im Lebenszyklus eines Sendungsauftrags – die Gestaltung, der Druckvorgang, das Einfügen und der Sortierprozess – müssen im Compliance Ökosystem eingebunden sein. Der Audit-Prüfpfad muss rückhaltlos klar sein, um sowohl Benutzern End-to-End Visibilität und Verantwortlichkeit zu bieten, als auch die Gewissheit zu liefern, dass der Gesamtprozess von der Erstellung bis zur Lieferung eines Sendungsauftrags von A bis Z erfolgreich war – und sollte dies nicht der Fall gewesen sein, den Fehler zu ermitteln und zu korrigieren.

Denken Sie beispielsweise an ein Serviceunternehmen, das sich gerade eine neue Kuvertiermaschine angeschafft hat. Es war dem Unternehmen wichtig, die modernste Anlage zu kaufen, um damit schnell und akkurat die Erklärung von Unterstützungsleistungen an Patienten zu bearbeiten.

Aber was passiert, wenn der Mitarbeiter, der die Maschine bedient, manuell versucht, einen Stillstand zu beheben und versehentlich die Seite mit den Unterstützungsleistungen des einen Patienten in den Umschlag eines anderen Patienten steckt? Unabhängig davon, ob Sie sich in den USA oder in der EU aufhalten, dies wäre ein schwerwiegender Verstoß gegen die HIPAA und die DSGVO – und würde zu hohen Bußgeldern führen.     

Unternehmen müssen Maßnahmen und Prozesse zur Verfügung haben, die sicherstellen, dass bestimmte Aufgaben – mögen diese automatisiert oder manuell sein – erfüllt werden. Idealerweise sollte dieser Prozess komplett automatisiert werden, so dass jegliches Potenzial für menschliches Versagen eliminiert wird. Selbst wenn nur ein Teil des Druck- und Mailing-Ökosystems außer Kraft steht, kann dies zu Non-Compliance führen. Die Kontrollkette eines Sendungsauftrags ist immer nur so gut wie ihr schwächstes Glied.

Ganzheitliche Lösungen für den Geschäftsalltag

Interne Postbetreiber müssen sicherstellen, dass die richtigen Dokumente die richtigen Empfänger erreichen, insbesondere in stark regulierten Branchen. Auch nur ein falsch platziertes Dokument kann massive Bußgelder zur Folge haben und Ihren guten Ruf beeinträchtigen. Es ist entscheidend für den Geschäftserfolg, dass der gesamte Lebenszyklus von Sendungsaufträgen der Compliance unterliegt, und dass sichergestellt wird, dass sämtliche Druck-, Einfügungs-, Sortier- und Mailing-Anlagen auf höchsten Qualitätsstufen und mit Integrität laufen.  

Darüber hinaus riskieren Serviceunternehmen potenzielle Bußgelder oder einen Reputationsverlust, wenn die ihnen anvertrauten Dokumente der Klienten nicht unversehrt am endgültigen Bestimmungsort ankommen. Unternehmen müssen diese Art Fehler vermeiden, um im hohen Maße integer zu agieren. Wenn die Geschäftsintegrität verletzt ist, kann dies dazu führen, dass Kunden ihr Vertrauen in die Verarbeitungskapazitäten verlieren, was letztendlich einen Auftragsverlust zufolge hat.  

Druck- und Mailingunternehmen, die großen Wert auf die Einhaltung von Bestimmungen legen, müssen  agil sein und am gleichen Strang ziehen. Eine Fortentwicklung des bereits bestehenden Workflows und bereits bestehender Lösungen läßt diese Unternehmen eine vollständige Compliance des Workflows erreichen.

 

BlueCrest stellt mit Ihnen zusammen sicher, dass Ihr Unternehmen über die richtigen Technologien und Prozesse verfügt, die für die Gewährleistung eines Ökosystems von Compliance und Visibilität notwendig sind. Diese Hilfsmittel oder Lösungen müssen nicht unbedingt fabrikneu sein; wir arbeiten auch mit Klienten, deren bereits bestehende Lösungen wir fortentwickeln, so dass sie besser dazu geeignet sind, regulatorische Erfordernisse zu erfüllen – von der Gestaltung, dem Druckvorgang, dem Einfügungsvorgang und dem Sortiervorgang eines Sendungsauftrags bis zur Gewährleistung eines End-to-End Audit-Pfads.

 

Mit unseren Softwarelösungen können Sie die Compliance vereinfachen, die Integrität Ihrer Druck- und Mailingvorgänge verbessern und Prozessnachweise erbringen. Sie sind sich nicht sicher, wo Sie anfangen sollen? Unser Solutions Engineering and Delivery Service  unterstützt Unternehmen bei der Entwicklung individueller Audit-Lösungen, sodass diese den Nachweis der Compliance erbringen können und damit Kundendaten sicher bleiben.

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